Precontractfase

De precontractfase behelst alle processen en activiteiten die nodig zijn om het project vanaf initiatief tot aan de aanbestedingsfase in te richten.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor deze precontractfase en dient keuzes te maken over de projectorganisatie, verdeling van taken en rollen en bijbehorende invulling van de ge´ntegreerde contractvorm.

Terug

Toelichting op contractdocumenten

 

Programma van Eisen

Het Programma van Eisen is de basis waarop ontwerpwerkzaamheden worden uitgevoerd die uiteindelijk leiden tot de realisatie van het project.
In de initiatief- en onderzoeksfase van het project worden allerlei gegevens en eisen verzameld waaraan het projectresultaat dient te voldoen. De eisen worden ingebracht door diverse initiators of stakeholders die een belang hebben in het project. Door middel van een eisenanalyse worden eisen gewaardeerd op weging van het belang. Hierbij dienen eisen SMART te worden geformuleerd. Bij tegenstrijdigheden zal bij een gelijke waardering in overleg met de initiators van deze eisen bepaald worden op welke eis voorrang wordt verleend. Hieruit ontstaan de eisen waar het project dient te voldoen. De uiteindelijke eisen worden zodanig functioneel gespecificeerd, dat deze kunnen worden opgenomen in of vertaald naar de vraagspecificatie.

Basisovereenkomst

De Basisovereenkomst (BO) is het document dat de basis vormt van de overeenkomst c.q. het contract. De BO bevat de project specifieke juridische voorwaarden. De project specifieke Basisovereenkomst vormt tezamen met de UAV-GC 2005 de rechtsverhouding tussen beide partijen. Het merendeel van de artikelen in de Model Basisovereenkomst verwijst naar de relevante paragrafen van de UAV-GC 2005.

Vraagspecificatie

In de vraagspecificatie zijn de eisen opgenomen waaraan het project (het te leveren product) dient te voldoen en bevat tevens de eisen die worden gesteld aan het proces, dat leidt tot het product.
De vraagspecificatie kan bestaan uit meerdere delen, waarbij veelal gebruikelijk is dat deel 1 de technische eisen bevat waaraan het project dient te voldoen en deel 2 de proceseisen bevat die Opdrachtnemer naast zijn eigen kwaliteitsmanagementsysteem dient te implementeren. Deel 1 geldt vaak als onderlegger voor de te toetsen en/of te accepteren documenten terwijl deel 2 de onderlegger vormt voor de procestoetsen en audits.

Annexen

De Annexen bevatten nadere uitwerkingen van de artikelen uit de Basisovereenkomst en alle aanvullingen en/of wijzigingen op de UAV-GC 2005. Elf annexen behoren tot het standaard kader. Daarnaast staat het de opdrachtgever vrij zelf annexen toe te voegen.

I

Vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen die door Opdrachtgever moeten worden verkregen

Deze annex geeft weer welke vergunningen door Opdrachtgever zijn of worden geregeld en wanneer deze zijn verkregen. Alle vergunningen die niet vermeld staan moeten door de Opdrachtnemer worden verkregen.

II 

Planning

Hier kan zowel een uitgebreidere planning staan, maar in de regel wordt volstaan met het vermelden van de mijlpaaldata. Bij het vaststellen van de definitieve Basisovereenkomst wordt deze annex ingevuld door de planning van de Opdrachtnemer.

III

Acceptatieplan

In het Acceptatieplan wordt invulling gegeven aan de proces onderbrekende toetsen. De Opdrachtgever geeft aan welke documenten geaccepteerd dienen te worden alvorens Opdrachtnemer zijn werkzaamheden mag voortzetten/uitvoeren. Dit is te vergelijken met de zogenaamde stoppunten bij de traditionele contractvorm. In het acceptatieplan dient te worden omschreven welke Documenten en specifieke Werkzaamheden of resultaten daarvan dienen te worden aangeboden alsmede het tijdstip en de wijze van aanbieding. Daarnaast wordt aangegeven de termijn waarbinnen Opdrachtgever moet reageren en de geobjectiveerde beoordelingscriteria om voor acceptatie in aanmerking te komen.

IV

Toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden

In het Toetsingsplan geeft de Opdrachtgever invulling aan zijn actieve betrokkenheid tijdens de ontwerpwerkzaamheden. In deze annex wordt aangegeven welke Ontwerpdocumenten moeten worden ingediend en de bijbehorende termijnen waarbinnen deze moeten worden ingediend. Daarnaast kunnen specifieke onderdelen van de Ontwerpwerkzaamheden ter toetsing worden aangewezen om te beoordelen of de Opdrachtnemer over de vereiste kwalificaties beschikt.

V

Vrijkomende materialen

In deze annex wordt omschreven hoe met vrijkomende materialen dient te worden omgegaan, aangezien de UAV-GC 2005 voorziet in de hoofdregel dat vrijkomende materialen eigendom zijn en blijven van de Opdrachtgever. In de annex kan een regeling worden opgenomen inzake de geschiktheid voor hergebruik, verwerking of afvoeren van categorieŰn van materialen.

VI

Overzicht werkzaamheden uitgevoerd door neven-opdrachtnemers, alsmede de tijdstippen waarop deze worden uitgevoerd

Deze annex wordt gebruikt ter nadere invulling van de co÷rdinatieverplichting in geval er sprake is van werkzaamheden door nevenopdrachtnemers.

VII

Verrekening van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten

In deze annex wordt opgenomen op welke wijze wijzigingen verrekend worden, indien deze van toepassing zijn.

VIII

Stelposten

Het is mogelijk dat Opdrachtgever stelposten wil overeenkomen met de Opdrachtnemer, deze stelposten worden in de annex benoemd evenals de bedragen/waarde.

IX

Bankgarantie

Model van de bankgarantie die wordt verlangd van de Opdrachtnemer, waarmee een zekerheidstelling wordt verkregen ter nakoming van de verplichtingen van de Opdrachtnemer Deze bankgarantie kan worden verlangd tijdens de realisatie van het Werk, maar ook tijdens het Meerjarig Onderhoud indien dit wordt gecontracteerd.

X

Verzekeringen

Deze annex is facultatief. In deze annex wordt omschreven welke verzekeringen afgesloten dienen te worden.

XI

Geschillenregeling Raad van Deskundigen

Deze annex is facultatief.

Evt.

Afwijkingen / wijzigingen van de UAV-GC 2005.

Risicoverdeling, incl. eventueel een opsomming van de risico's die door Opdrachtgever zijn ge´nventariseerd.

Projectorganisatie en communicatie.

Etc.


Bindende documenten

Dit betreffen documenten, die informatie bevatten (al dan niet als eis), waarvan de Opdrachtnemer niet mag afwijken bij het opstellen van zijn plannen en uitvoering van zijn werkzaamheden, alsmede met het te realiseren product.

Informatieve documenten

Informatie die is verzameld door de Opdrachtgever. Opdrachtnemer mag hier gebruik van maken en zijn voordeel ermee doen. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de interpretatie van de informatie. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie.